Program w podwersji Standard zawiera wszystkie niezbędne funkcjonalności do sprawnego poprowadzenia i zwiększenia efektywności serwisu. Oto kilka komponentów w nim zawartych :
Jednym z celów jakie sobie postawiliśmy przy tworzeniu programu było dostarczenie naszym klientom narzędzia, które usprawni kontrolę usług związanych z ewidencją urządzeń. W związku z czym powstał moduł związany z AKCJĄ, który daje możliwość określenia jednostki, sposobu oraz częstotliwości dowolnej usługi. Mamy możliwość stworzenia dowolnej ilości akcji w 3 kategoriach: czas, licznik oraz firmware. Akcje związane z czasem dedykowane są dla sprzętu bądź oprogramowania w którym należy wykona czynności w określonym czasie.
Licznik jest akcja dzięki której możemy dokładnie określić usługi które nie mogą zostać przeprowadzone w jednostkach czasu. Doskonałym tego przykładem może być np. wymiana oleju w silniku samochodowym gdzie wymieniamy go co określona liczbę kilometrów a nie co określony czas. Kolejnym przykładem mogą być drukarki, kopiarki oraz inne urządzenia w których ten mechanizm świetnie się sprawdzi.
Firmware to funkcjonalność dzięki której będziemy w stanie kontrolować wersje oprogramowania zarządzającego dla kontrolerów, serwerów oraz innych rozwiązań gdzie aktualizacje dostosowywane są wraz z wprowadzanymi na rynek nowymi rozwiązaniami. Dzięki tej funkcjonalności szybko odszukamy urządzenia ze starsza wersją niż …
Całość programu została skupiona na zasadzie „Wszystko za pomocą zlecenia”. Dzięki temu użytkownik może wprowadzić większość danych takich jak nowego kontrahenta oraz lokalizację siedzib jego firmy. Dodatkowo podczas tej czynności uzupełnia się automatycznie ewidencja danego egzemplarza przez co w późniejszym czasie możemy dokładnie określać zdarzenia jakie były powiązane z tym urządzeniem. W zleceniu możemy określić szereg różnych informacji począwszy od ustalenia zleceniodawcy poprzez wprowadzanie serwisanta który wykonywał dane zlecenie nawet po dodawanie poufnych adnotacji
Ewidencja powstaje w wyniku różnych działań począwszy od zakupu urządzenia poprzez sprzedaż czy instalacje oraz zlecenia serwisowe. Podjęcie jakiegokolwiek działania powoduje uzupełnienie ewidencji i budowanie historii dzięki czemu nadzorowanie wszystkich procesów staje się niezwykle proste a monitoring urządzeń przyjazny. Ewidencja jest miejscem w którym możemy dowiedzieć się wszystkiego o danym egzemplarzu począwszy od momentu zakupu urządzenia poprzez jego sprzedaż, instalacje oraz wszystkie działania jakie były podjęte. Dowiedz się kto i kiedy podejmował działania jakie były wykonania usługi, jakie wymieniono podzespoły, które z tych działań były wykonane w ramach gwarancji.
Każdy użytkownik programu może dowolnie modyfikować interfejs, skróty oraz liczbę, wielkość i zawartość kolumn w rejestrach według własnych potrzeb i upodobań. Cały interfejs jest edytowalny dlatego bez problemu wszyscy mogą wyświetlać informacje które im odpowiadają, dzięki czemu w szybki i prosty sposób każdy odnajdzie się w programie. Większość danych takich jak skróty oraz kolumny są przypisane do użytkownika dlatego niezależnie od tego na którym komputerze się zalogujesz będziesz miał wygląd który wcześniej zdefiniowałeś.
Niezwykle wygodnym i funkcjonalnym mechanizmem jest możliwość dodawania plików załączników do wszystkich głównych kartotek. W każdej firmie istnieje zbiór teczek, folderów i kartek które nie zawsze znajdują się w odpowiednim miejscu, a ich wyszukiwanie jest czasem niestety długotrwałe. Rozwiązaniem takiego problemu jest oczywiście skanowanie takich dokumentów i wrzucanie ich do komputera w postaci elektronicznej, jednak nie zawsze wiadomo gdzie te pliki zapisaliśmy lub też czy nie zostały usunięte w procesie jakiegoś działania. Z pomocą przychodzi program Sekafi, w którym bez problemu możemy dodać takie kopie elektroniczne do odpowiednich rekordów bazy danych. Jeśli posiadamy umowę z jakimś kontrahentem czy też instrukcję obsługi urządzenia to wyszukiwanie takich dokumentów w teczkach zajmuje określony odcinek czasu jednak gdy dodamy takie pliki w postaci elektronicznej wystarczy gdy otworzymy kartotekę danego kontrahenta czy też urządzenia i mamy w ciągu kilku sekund otwarte informacje które nas interesują.
Dodatkowo program został wyposażony w komponenty, dzięki którym może komunikować się ze wszystkimi dostępnymi na rynku skanerami, przez co z poziomu tej aplikacji możemy w każdej chwili zeskanować dokument i od razu umieścić go w bazie załączników programu Sekafi bez zbędnego zajmowania miejsca na dysku lokalnym komputera. Dostęp do takich dokumentów ma każdy uprawniony użytkownik programu z dowolnego komputera, na którym został zainstalowany program Sekafi.
Program weryfikuje numer NIP i podstawia automatycznie Urząd Skarbowy który go wydał, Regon, Pesel, przy którym podstawia się automatycznie data urodzenia, a nawet konta bankowe, przy których podstawi się automatycznie bank, który wydał dane konto. Bywa czasem że podczas wprowadzania numeru NIP czy też konta bankowego popełnimy błąd, a skutki takiego działania są katastrofalne. Program Sekafi został wyposażony w mechanizmy, które nie pozwalają wprowadzić nieprawidłowych wyżej wymienionych informacji. Takie algorytmy dają nam pewność że wyślemy przelew na poprawne konto czy też zaniesiemy zgłoszenie do Urzędu Skarbowego z poprawnym numerem NIP.
Większość naszych kontrahentów posiada kilka oddziałów swojej firmy, są to najczęściej sklepu, biura czy tez hurtownie. dlatego aby poprawnie wypisać zgłoszenie czy też wysłać serwisanta do odpowiedniego miejsca konieczna jest informacja o dokładnej lokalizacji danego oddziału. Program Sekafi pozwala na wprowadzanie i przypisywanie takich lokalizacji do określonego kontrahenta, dzięki czemu mamy nie tylko możliwość wprowadzania poprawnych danych na dokumentach ale przede wszystkim podgląd rodzaju sprzętu i oprogramowania zainstalowanego u danego kontrahenta. Wprowadzenie takich danych z pewnością ułatwi nam pracę.
Program Sekafi pozwala na tworzenie zestawień, raportów, zgłoszeń czy też statystyk, a dodatkowo zapisane ich do różnych formatów plików takich jak m.in. pdf, txt, jpeg, png, excel i inne. Pozwala to na wysyłanie takich plików multimedialnych przez pocztę e-mail (która również jest zaimplementowana w programie) czy też po prostu zapis ich na dysku lokalnym. Wyeksportować możemy każdy szablon, rejestr i zestawienie.
Każda firma posiada swoje indywidualne preferencje dotyczące tworzenia wzorów dokumentów, raportów czy też analiz. Dzięki wbudowanemu komponentowi FastReport program pozwala na edytowanie każdego dokumentu i raportu zawartego w programie. Co ważniejsze – każdy wydruk możemy dowolnie edytować i przerabiać według własnych upodobań bez potrzeby modyfikowania kodu źródłowego programu. Ilość wersji wydruku dotycząca danego dokumentu jest nieograniczona przez co po utworzeniu kilku szablonów możemy wybrać odpowiedni wzór, który potrzebujmy na daną chwilę. Przy pomocy wbudowanego projektanta zmiana wyglądu czy też zawartości wydruku jest łatwa i przyjemna, a co najważniejsze daje możliwość uzyskania odpowiednich rezultatów.
Sekafi zawiera komponent możliwości dodawania dodatkowych pól w kartotekach kontrahentów, lokalizacji, osób, modeli i ewidencji, dzięki któremu staje się narzędziem przeznaczonym nie tylko dla serwisów urządzeń fiskalnych ale i również innych. Każda branża cechuje się potrzebą zbierania indywidualnych informacji. Takim przykładem może być np. serwis zajmujący się montowaniem alarmów gdzie potrzebujemy zupełnie innych informacji niż podczas instalacji kasy fiskalnej. Dzięki możliwości dodawania własnych definiowalnych pól możemy w szybki sposób określić szereg potrzebnych nam danych.
Dodatkowe pola wprowadzone do poszczególnych kartotek automatycznie uzupełniają się w wyszukiwarkach, a także istnieje możliwość wprowadzania takich pól w szablonach raportów czy też innych dokumentów.