Na początku było wyzwanie. Stworzyć system komputerowy, który pozwoli skutecznie zarządzać procesami w serwisach urządzeń fiskalnych. Dlaczego skupiliśmy się na tej branży? Bo jest ona wyjątkowo wymagająca - masa danych, które na bieżąco trzeba aktualizować, skomplikowane zależności zachodzące pomiędzy nimi, a do tego konieczność stosowania się do restrykcyjnego prawa, które w każdym momencie może się zmienić. Nie chcieliśmy tworzyć programu, który uwzględni zaledwie bieżącą sytuację prawną (a za pół roku będzie trzeba go gruntownie przebudowywać albo "łatać"). Szukaliśmy rozwiązania maksymalnie pojemnego i uniwersalnego - uwzględniającego to, co było wczoraj, aktualnego dziś i jutro. To wszystko sprawiło, że SEKAFI powstało nie jako zamknięte środowisko, swoisty "gotowiec" na tu i teraz. SEKAFI to zaawansowany, a równocześnie prosty w użytkowaniu system. System maksymalnie plastyczny, który każda jedna firma personalizuje pod swoje, konkretne potrzeby. Po to, by objąć i zaplanować wszystkie procesy zachodzące w serwisie. Dodajmy, w każdym serwisie - niezależnie od branży, niezależnie od specyficznych procedur. Bo, jak się okazało, rozwiązanie, które jest w stanie sprostać wymaganiom serwisów urządzeń fiskalnych, rozwiązanie maksymalnie otwarte i pozwalające na radykalną personalizację idealnie sprawdzi się w przypadku każdego typu serwisu.
...ale tymczasem wróćmy do specyfiki serwisów urządzeń fiskalnych. SEKAFI pozwala zarządzać wszystkimi procesami zachodzącymi w tego typu firmie. Pozwala ewidencjonować całą wiedzę o kasach fiskalnych, wagach elektronicznych, komputerach i wszystkim tym, nad czym dany serwis sprawuje pieczę. Pozwala planować działania z wyprzedzeniem. Przypomina o wszelkich terminach - począwszy od terminów ważności uprawnień serwisantów na poszczególne typy urządzeń, poprzez terminy wygasania homologacji dla każdego urządzenia, a skończywszy na terminach przeglądów ustawowych. Jednak - pragniemy to wyraźnie podkreślić - SEKAFI nie jest zaledwie uporządkowaną pamięcią z możliwością przypominania - ot, taką swoistą, zaawansowaną tabelką w EXCELu. SEKAFI nade wszystko umożliwia koordynowanie wszystkich procesów w serwisie. A w dodatku pozwala na automatyczne generowanie wszelkiego typu dokumentów, których wymagają klient i urzędy.
Przyjrzyjmy się SEKAFI z bliska i prześledźmy, jak znacząco system ten usprawnia zarządzanie konkretnymi procesami, które mają miejsce w każdym serwisie urządzeń fiskalnych (wybraliśmy jedynie kilka najbardziej typowych sytuacji). Jednym z takich procesów jest konieczność odnawiania uprawnień przez serwisantów. Każdy producent/dystrybutor sprzętu fiskalnego wymaga osobnych uprawnień na swoje urządzenia. Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że na ogół każdy serwisant poszczególne uprawnienia nabył w innym terminie. To już wystarczy, by powstał nieporządek paraliżujący działanie firmy. Bo nagle może zdarzyć się, że serwisantowi wygasły uprawnienia na urządzenia firmy "X", gdy tymczasem klient, którego serwis aktualnie obsługuje z takich właśnie urządzeń korzysta. SEKAFI zapobiega takim sytuacjom, odpowiednio wcześniej przypominając o tym i innych obowiązkach.
Kluczowym wyzwaniem dla serwisu jest zarządzanie urządzeniami, które serwis wprowadza lub zdążył już wprowadzić do użycia i aktualnie zajmuje się ich obsługą techniczną oraz prawną. Obsługa klienta oraz jego urządzenia fiskalnego rozpoczyna się od zebrania niezbędnych informacji o firmie i prowadzonej przez nią działalności. Wszystkie one zapisywane są w systemie. Dzięki temu serwis może na przykład w imieniu klienta złożyć do urzędu wniosek o zwrot kosztów poniesionych na poczet zakupu kas. W ogóle, pełna ewidencja zdarzeń związanych z urządzeniem fiskalnym jest niezbędna. Po pierwsze, prawo nakłada na serwis obowiązek rejestrowania wszystkich zdarzeń, które zostały wpisane do książki serwisowej danego urządzenia. Po drugie, aktualizacja bazy danych o takie zdarzenia jak dokonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej lub zmiana serwisu obsługującego daną kasę pozwala w łatwy sposób dokonywać zgłoszeń do urzędu - SEKAFI automatycznie generuje dokumenty uzupełnione o odpowiednie dane.
Kolejną kwestią jest pilnowanie terminów wygasania homologacji. W końcu tylko urządzenia z
ważną homologacją mogą zostać zainstalowane i sfiskalizowane na potrzeby klienta serwisu. SEKAFI pozwala natychmiast zweryfikować termin ważności homologacji danego urządzenia. Na podstawie numerów unikatowych, którymi oznaczone jest urządzenie system daje wgląd w jego status.
SEKAFI rozwiązuje problem zarządzania dokumentami. I tak, na przykład, w momencie fiskalizacji serwis powinien wygenerować dokumenty zgłoszeniowe dla urzędu. Muszą być one starannie wypełnione i zawierać między innymi numery unikatowe oraz numery seryjne. Dzięki SEKAFI odbywa się to automatycznie. Wbudowane mechanizmy ewidencji powodują, że system sam uzupełnia wszystkie informacje. Jednocześnie o zawartości oraz wyglądzie dokumentów (a nawet jednego konkretnego dokumentu!) decydujemy my sami.
W SEKAFI uzupełnianie danych zostało wyposażone w funkcję autoweryfikacji. I tak, na przykład, wprowadzając błędny numer NIP lub PESEL system automatycznie powiadomi nas o tym fakcie. Co więcej, w przypadku wielu danych, po wprowadzeniu ich do systemu dostajemy natychmiast wgląd w informacje skorelowane z nimi. Jeśli jest to NIP to otrzymujemy informację o o Urzędzie Skarbowym, do którego przynależy firma. Na podstawie numeru PESEL program określa datę urodzenia oraz płeć osoby. Z kolei na podstawie numeru unikatowego urządzenia fiskalnego dowiadujemy się, kto jest jego producentem oraz jaki jest termin ważności homologacji.
SEKAFI poza wysoką kulturą zarządzania dostarcza także rozwiązania inteligentne. Na podstawie dobowych raportów system potrafi z dużą skutecznością przewidzieć takie zdarzenia, jak choćby datę zapełnienia pamięci fiskalnej. O spodziewanych zdarzeniach program przypomni nam w odpowiednim czasie.
SEKAFI to bez wątpienia najlepszy sposób na poprawienie działania serwisu urządzeń fiskalnych. Równocześnie to, co nieustannie podkreślamy i zamierzamy wciąż podkreślać to fakt, że SEKAFI nie jest rozwiązaniem wyłącznie dla serwisów urządzeń fiskalnych. SEKAFI w swojej istocie jest rozwiązaniem dla KAŻDEGO serwisu, bez względu na jego specyfikę. Czy chodzi o obsługę serwerowni, czy zarządzanie infrastrukturą IT dużej firmy, czy wreszcie o sprawowanie pieczy nad wagami, tachografami i taksometrami - SEKAFI znajdzie zastosowanie wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z dużą ilością procesów i danych. Wszędzie, gdzie liczy się planowanie i kalkulowanie.