Sekafi - Zakre usług

O programie

Serwisowanie sprzętu elektronicznego i obsługa informatyczna firm to niełatwy kawałek chleba. Batalia o klienta trwa. Pojawiają się coraz to nowe firmy oferujące wyjątkowe usługi - od dwudziestoczterogodzinnego pogotowia komputerowego po odzyskiwanie danych ze spalonych dysków. Tymczasem zapomina się o najważniejszym. O tym, co oddziela serwisy bardzo dobre od przeciętnych. O podejściu metodycznym..

 

W samej swej istocie serwis nie jest po to, żeby "gasić pożary", ale by zapewnić płynność funkcjonowania infrastruktury elektronicznej i informatycznej w firmie klienta. Ma być niemal niewidzialnym, nie zakłócającym pracy firmy opiekunem. To fachowiec oliwiący tryby machiny tylko kiedy trzeba – ani przesadnie często, ani od wielkiego dzwonu. Równocześnie, nawet najlepszy fachowiec-serwisant nie jest w stanie ogarnąć mnogości zdarzeń, które zachodzą w firmach mu podległych. Bo przygotowanie merytoryczne to jedno, ale sprawne funkcjonowanie serwisu determinują w rzeczy samej  trzy pytania: "co?", "gdzie?", "kiedy?". Nie sposób spamiętać wszystkich zdarzeń. Można je zapisywać – na kartce, w Excelu – tylko, że wtedy należałoby dzień w dzień przeglądać dynamicznie powiększający się rejestr. Metoda żmudna, wymagająca dodatkowych ludzi, a na końcu i tak generuje liczne pomyłki. Żeby harmonijnie zarządzać  zdarzeniami warto sięgnąć po specjalistyczne rozwiązanie dedykowane firmom serwisowym – system SEKAFI. Od razu należy wyjaśnić jedną kwestię – w tym przypadku "specjalistyczne rozwiązanie" nie oznacza produktu drogiego i trudnego do przyswojenia. Przeciwnie. Cena jest atrakcyjna, a program w użytkowaniu niemal intuicyjny. Ktoś mógłby powiedziec: "W porządku, ale po co wydawać dodatkowe pieniądze, skoro do tej pory obywaliśmy się bez SEKAFI?". Odpowiedź jest następująca: "SEKAFI to inwestycja, która się zwraca i generuje wyraźny zysk". Zamiast rozwodzić się nad zaletami warto przytoczyć tutaj przykład średniego warszawskiego serwisu komputerowego, który w zeszłym roku wdrożył u siebie SEKAFI.

Sytuacja w serwisie na luty ubiegłego roku wyglądała następująco – zatrudniano sześciu serwisantów i trzy osoby w biurze. Serwis miał podpisanych pięć długoterminowych umów o stałej współpracy, pozostałe zlecenia stanowiło wsparcie doraźne. Firma osiągała przyzwoity wynik finansowy, jednak w ostatnim roku kilkukrotnie doszło do trudnej sytuacji – to, co powinno być w gestii serwisu nie zostało wykonane na czas. Dzielenie czasu pomiędzy stałą obsługę firm, a doraźne naprawy stało się na tyle trudne, że postanowiono zainwestować w SEKAFI.  Motyw był prosty – zharmonizowanie procesów poprzez kontrolowanie mocy przerobowych tak, by starczyło czasu na stałych klientów i na zlecenia doraźne bez wydłużania terminów realizacji. Jako, że SEKAFI to rozwiązanie wyjątkowo otwarte i na dobrą sprawę to użytkownik z konkretnej branży, z konkretnej firmy i z konkretnymi potrzebami definiuje jego architekturę, w pierwszej kolejności zajęto się utworzeniem potrzebnych kategorii i przypisaniem im właściwości. Na początku zdefiniowano wszystkie procesy, które związane są z czasem: wprowadzono terminy gwarancji wraz z alertem przypominającym o ich wygasaniu, podobnie uczyniono z licencjami na oprogramowanie. W drugiej kolejności serwisanci określili listę konserwacji i przeglądów, które powinny odbywać się regularnie w danej placówce. I tak np. gdy w firmie klienta zbliżał się termin, że należało wymienić pastę termoprzewodzącą na procesorach serwis wiedział o tym zawczasu. Dzięki stałemu alertowaniu takich wydarzeń można było tydzień w tydzień tworzyć harmonogram pracy serwisantów z wyprzedzeniem. Słowem: zamiast improwizacji planowanie, zamiast nerwówki stabilność. Nagle - jak się okazało - sześciu serwisantów, którzy bywało, że mieli problemy z obsłużeniem pięciu firm i dodatkowo klientów doraźnych, zaczęło mieć wolne moce przerobowe. Ponadto, wyraźnie poprawiły się relacje serwisu ze stałymi klientami – po prostu spostrzegli oni i docenili, że prace okresowe umawiane są z wyprzedzeniem, a ilość wezwań do nagłych awarii zmalała. Właściciel serwisu, widząc, że obecny zespół jest w stanie podołać obsłudze większej ilości firm rozpoczął negocjacje z nowymi, potencjalnymi klientami.  Pod koniec września tego samego roku podpisano dwie kolejne umowy o stałej obsłudze serwisowej. Co więcej, na koniec roku podjęto decyzję o zatrudnieniu trzech nowych serwisantów i, co za tym idzie, rozszerzeniu zasięgu działalności serwisu. Równocześnie nie było potrzeby zatrudniania nowych pracowników w biurze, gdyż obecna trójka spokojnie dawała sobie radę z zarządzaniem zwiększającą się ilością klientów i zleceń. W tym względzie SEKAFI odegrało także niebagatelną rolę.

Powyższy przykład jest przekładalny na sytuację firm serwisowych z każdej, nawet najbardziej egzotycznej branży. I, o ile tutaj mówiliśmy o prostej strukturze firmy (mamy tylko zespół serwisantów i zespół stanowiący obsługę), o tyle SEKAFI sprawdzi się doskonale także w przypadku wysoce zaawansowanych struktur, gdzie istnieje wiele zespołów, każdy z innymi kompetencjami, zaś część z tych zespołów dzieli się dodatkowo na podzespoły. W tym względzie właściwie nie ma ograniczeń. Program posiada trzy wersje, a w każdej z nich cztery podwersje - po to, by łatwo było dobrać rozwiązanie adekwatne do potrzeb. Równocześnie, założyliśmy organiczną skalowalność SEKAFI - dlatego przechodzenie z wersji niższych do wyższych odbywa się bezproblemowo, bez ingerencji w dotychczas zgromadzone dane, na zasadzie dołączania kolejnego modułu.

Nie sposób wskazać wszystkich branż, gdzie SEKAFI z powodzeniem znajdzie swoje zastosowanie. Najogólniej rzecz ujmując, SEKAFI to idealne rozwiązanie, gdy chodzi o zarządzanie zdarzeniami, danymi i czasem. Efekt jest zawsze wymierny

Przykład:

Sprzedając klientowi UPS możemy zaproponować stałą opiekę i gwarancję niezawodności urządzenia jeśli będzie wymieniał akumulatory np. co 2 lata, dzięki temu jesteśmy w stanie co 2 lata zarobić na sprzęcie który już sprzedaliśmy. Gdy zaproponujemy takie rozwiązanie każdemu klientowi możemy poprawić sprawność działania firmy, a Sekafi będzie narzędziem, dzięki któremu to wszystko będzie możliwe.

Nasza aplikacja posiada wbudowany generator dokumentów Fast Report, dzięki któremu w wyjątkowo prosty sposób dostosujesz wszystkie wydruki, analizy oraz statystyki według własnych potrzeb i prefernecji. Taka funkcjonalność programu pozwala na tworzenie dokumentów w takich formatach, które odpowiadają danemu użytkownikowi oraz możliwość sprawdzenia zbliżających się zadań i kondycji serwisu.

Sekafi 3 SQL umożliwia dostosowanie formularzy kontrahentów, lokalizacji, oraz osób do wymagań związanych ze specyfiką branży, w której będzie użytkowany, bez konieczności ingerowania w kod źródłowy przez naszych programistów. Sam zdecydujesz jakie pola są Ci potrzebne. Wykreowane pola automatycznie widoczne będą w wyszukiwarkach.
Każda branża ma swoje specyficzne potrzeby i oczekiwania, które dzięki tym mechanizmom mogą zostać zaspokojone.

Przykład:

Instalując alarmy będą nam potrzebne specyficzne informacje dla tej konkretnej branży, które nie mają zastosowania w innych. Dla osoby instalującej istotne jest czy obiekt, na którym będzie montowany alarm jest w zabudowie zwartej, czy wolnostojącej, budynek jest piętrowy czy parterowy oraz jakie są typy zastosowanych okien i drzwi.

Dzięki własnym dodatkowym polom możemy dodawać interesujące nas informacje bez względu na rodzaj wykonywanych działań. Na tej podstawie możemy dostrzec możliwości zastosowania tego niezwykle elastycznego narzędzia dla własnej branży. Dzięki takiemu podejściu nie wymagane będą jakiekolwiek ingerencje firm programistycznych w aktualizacje i modyfikacje programu pod daną branże.

Program Sekafi jest elastycznym narzędziem, które rozwija się razem ze swoim użytkownikiem.
Wraz z rozwojem firmy często konieczne jest kupowanie nowych specjalistycznych narzędzi do pracy. Nasz program jest narzędziem które potrafi dostosować się do aktualnych warunków i oczekiwań użytkownika.

Newsletter